Segreteria: 3 trucchi per risparmiare tempo

Gestire tutto il lavoro di segreteria all'interno di un'associazione o società sportiva non è facile. Il tempo corre troppo in fretta per smaltire tutto il carico di mansioni e raggiungere gli obiettivi prefissati, inoltre bastano poche distrazioni per cancellare o disperdere il lavoro di ore. 

Se sei titolare di un'ASD oppure ti occupi direttamente di condurre la parte amministrativa, ti sveliamo 3 trucchi per risparmiare tempo nella gestione della segreteria e organizzarsi al meglio: 

1. CREA UNA "TO DO LIST"

La "To do list" è la lista delle cose da fare. Non serviranno app all'avanguardia o particolari accorgimenti anzi, carta e penna saranno sufficienti. 

Ogni mattina, o il giorno prima, prepara una lista dove annotare tutte le mansioni da ultimare nell'arco della giornata lavorativa; questo ti aiuterà ad avere un quadro generale dei tuoi compiti. 

Attenzione però: poniti sempre obiettivi che sai di poter raggiungere in quell'arco di tempo, così facendo eviterai frustrazioni e stress sul lavoro. 

Consiglio: Se lavori tutto il giorno, per fare una "to do list" a regola d'arte, fermati un attimo e chiediti: "In quali momenti della giornata sono più produttivo/a e sveglio/a?". Una volta determinati, suddividi la giornata in fasce orarie e inserisci in quelle i compiti più complessi. Sarai molto più produttivo e organizzato!  


2. MOSTRA UN VIDEO DI PRESENTAZIONE

Vieni interrotto/a più volte da persone esterne che entrano per la prima volta in struttura? La fila davanti alla tua scrivania si accumula? 

Per ottimizzare il tuo tempo, evitando troppe interruzioni o assembramenti, ti consigliamo di procurarti un monitor per mostrare un video di presentazione a chiunque entri in associazione. 

Le persone in attesa così potranno dedicarsi alla visione del video, che potrà mostrare ad esempio: estratti delle varie discipline, presentazione degli insegnanti, lezioni aperte, partite, saggi, vittorie...

Sarà sicuramente apprezzato da tutti ed è un modo professionale di pubblicizzare la struttura e mostrare il ventaglio di attività proposte. Eviterete inoltre di fare annoiare le persone in attesa!  

3. USA IL PROGRAMMA GESTIONALE 

Esistono solamente due categorie di associazioni: quelle che sprecano tempo e risorse nella gestione amministrativa e quelle che riescono a semplificarsi la vita. 

Ma come? 

Hai mai pensato che la tecnologia può essere una grande alleata in termini di ottimizzazione dei tempi e organizzazione del lavoro? 

Orangogo,il motore di ricerca degli sport, è da sempre il braccio digitale delle associazioni e società sportive in tutta Italia. 

Per rispondere alle esigenze di ASD e SSD e dimezzare i tempi di segreteria, il team di esperti ha creato un programma gestionale

Il software gestionale possiede anche delle funzionalità gratuite che, in breve, ti permetteranno di:  

✅  Raccogliere adesioni online e organizzare l’accesso ai corsi; 

✅  Gestire moduli di iscrizione certificati medici in pochi click;

✅  Abbandonare definitivamente i fogli Excel;

✅  Controllare facilmente le scadenze degli abbonamenti;

✅  Non avere più l'ansia di perdere tutti i dati in un secondo; 

✅  Rispettare le norme sulla privacy dei tuoi iscritti.  

Una gestione chiara e semplice della tua ASD ti aiuterà non solo a dimezzare i tempi di segreteria, ma a gestire in modo sicuro la tua associazione e i dati dei tuoi iscritti! 

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